Workflow

Un workflow est un flux de tâches organisées et structurées, qui est généralement automatisé. Dans le domaine du marketing, il est le plus souvent associé à des processus d'automatisation des tâches et à l'enchaînement automatisé d'opérations complexes comme les commandes et le suivi des projets ou des campagnes. Les applications les plus courantes du workflow sont les campagnes email et l'e-procurement.

Dans le cas d'une campagne email, une procédure de workflow peut s'organiser et automatiser le déroulement entre différents acteurs : créatifs, intégrateurs, rédacteurs, responsables marketing et responsables emails. Une fois que le message est créé, une demande de validation peut être adressée au responsable concerné.

Du côté de l'e-procurement, une procédure de workflow peut permettre à un utilisateur de sélectionner des produits avec des droits limités depuis un catalogue produits et déclencher ensuite une demande de validation auprès d'un responsable des achats.

Le workflow est très important à connaître car il permet d'améliorer la productivité et les performances en automatisant les processus répétitifs. Cet outil permet également de gagner du temps en réduisant le nombre de tâches manuelles à effectuer. Il est particulièrement utile pour les acteurs du marché européen qui doivent traiter rapidement et à moindres coûts les opérations marketing ou les demandes de clients.

En Europe, parmi les principaux acteurs du marché qui utilisent le Workflow figurent : Microsoft, IBM, Oracle, SAP, Adobe et Salesforce. Ces entreprises sont reconnues comme des experts dans ce domaine et offrent des solutions variées et complètes pour automatiser les processus d’une entreprise.

Lorsqu’on met en place un Workflow, il est important de respecter certaines bonnes pratiques pour optimiser son fonctionnement : définir clairement le processus global ; organiser clairement chaque étape du Workflow ; définir clairement les rôles et responsabilités assignés à chaque membre de l’organisation ; définir clairement la communication entre membres ; définir clairement la communication entre membres et système ; planifier clairement la maintenance et le support ; documenter clairement chaque étape du Workflow.

Le coût lié à l’utilisation d’un Workflow varie en fonction des fonctionnalités proposées par la solution choisie. Les solutions proposées par Microsoft ou IBM peuvent aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros si elles contiennent des outils avancés tels que l’automatisation du suivi des processus ou des outils de reporting avancés.
Les solutions open source telles que Apache ou JBPM sont généralement moins chères mais elles n’offrent pas la même couverture fonctionnelle que leurs homologues payants."