Choisir le meilleur logiciel intranet

Vous recherchez le meilleur logiciel intranet pour vous et vos collaborateurs ? Vous êtes au bon endroit.

L'intranet de votre entreprise est la source d'information la plus fiable pour vos employés et, les communications internes étant au centre de la transformation digitale, les entreprises adoptent de plus en plus d'outils pour communiquer et permettre aux collaborateurs de... collaborer. Si votre objectif est d'améliorer l'implication des employés, leur adhésion aux missions de l'entreprise, la collaboration et la communication, vous devez choisir avec soin les bonnes fonctionnalités et une structure d'intranet adaptée à votre entreprise.

Conseil pour choisir le meilleur intranet

Nous recommandons aux entreprises qui commencent leur recherche de logiciel pour intranet de dresser une liste des besoins de leur société, avant une liste de fonctionnalités. Une fois que vous avez déterminer vos objectifs, vous pouvez commencer votre solution intranet.

Il n'y a pas deux intranets identiques. En matière de logiciel, il existe de nombreuses fonctionnalités et de nombreux choix. Alors, comment choisir la meilleure solution intranet pour vous et votre entreprise ?

Connaître les besoins de votre entreprise

Tout d'abord, votre entreprise et ses besoins sont propres. Vous devez donc aborder le marché avec une idée précise de ce que vous voulez et de ce dont vous avez besoin. Vous devez réfléchir à vos priorités (besoins, objectifs, puis seulement en fonctionnalité), car il est impossible de trouver le bon intranet si vous n'avez pas une grille de lecture précise.

Concernant les besoins et les objectifs, c'est à vous de jouer.

Concernant les fonctionnalités de l'intranet idéal

Fonctionnalités de base d'un intranet

Productivité uber alles !

Avant d'opter pour un nouveau logiciel intranet, il est important d'identifier les principaux objectifs commerciaux qui permettront à votre entreprise de gagner en productivité.

Votre objectif principal doit être d'augmenter l'implication des employés et la communication au sein de votre entreprise, mais vous pouvez également envisager d'autres objectifs de productivité importants qui découleront de la création de votre intranet avec des exigences adaptées :

Créer un hub central

Vous aurez besoin d'un lieu central où vous pourrez diffuser les informations de fonds, les actus internes, les nouveaux outils et partager les documents.

Améliorer l'efficacité

Vous aurez besoin de votre intranet pour permettre à vos employés d'accéder aux informations et d'interagir avec d'autres employés afin d'améliorer l'efficacité de leur travail.

Renforcer les liens entre les employés

Un intranet doit accroître la collaboration entre vos employés, ce qui à son tour resserera le lien entre les employés et votre entreprise.

Accroître la motivation

Pour tirer le meilleur parti de votre intranet, vous voudrez encourager vos employés en leur envoyant des réalisations afin d'accroître leur moral et de promouvoir leur bien-être.

Pensez à l'utilisateur final

Il peut être facile de se laisser emporter par l'intégration d'options aussi riches que complexes sur un intranet, mais si vous voulez que votre logiciel soit efficace, vous devez garder l'utilisateur final à l'esprit. Vous devez vous demander si les fonctionnalités correspondent aux besoins de vos employés, si elles sont faciles à comprendre et si elles s'intègrent bien au style de votre entreprise.

Gardez à l'esprit que votre intranet doit être une plateforme facile et créative conçue pour accroître l'engagement et les relations avec les employés.

Statistiques sur les intranets

Chaque entreprise a ses propres codes et modes d'organisation. Un intranet rentable doit donc s'adapter à ces particularités et les améliorer. En gardant cela à l'esprit, passons aux caractéristiques d'un intranet que nous savons être les plus utiles aux employés.

Caractéristiques du meilleur intranet

Caractéristiques de l'intranet que les employés apprécient

Messagerie directe

Un système de communication interne solide améliore considérablement l'un des éléments les plus critiques des équipes performances : la capacité de collaboration. La messagerie directe est tout simplement le moyen le plus efficace pour les employés de discuter des projets, de la charge de travail, des idées ou de toute information qu'ils ont besoin d'obtenir directement. Une fonction de chat dans l'intranet de votre entreprise permettra de gagner du temps en attendant les courriels et fournira un espace central aux utilisateurs pour joindre toute personne à qui ils souhaitent parler dans l'entreprise.

Attention, toutefois, à en réguler les usages via une charte de bonne conduite afin que le chat ne deviennent pas une nuisance.

Fonction de recherche

L'intranet de votre entreprise finira par prendre de l'ampleur et deviendra plus difficile à trouver et à parcourir, la grande quantité de contenu s'accroissant avec le temps. Les employés devront découvrir/trouver des informations sur l'intranet de leur entreprise, ce qui signifie que votre organisation perdra du temps si votre intranet ne dispose pas d'un système de recherche puissant. La recherche d'informations doit être aussi simple que possible. Sinon, la frustration commencera à se faire sentir au sein de l'entreprise, ce qui affectera la productivité des employés.

Application mobile

La plupart des gens consultent leur smartphone 58 fois par jour. Trente de ces consultations ont lieu pendant les heures de travail. Par conséquent, la possibilité d'accéder à l'intranet de l'entreprise à partir d'un appareil mobile est l'une des fonctionnalités d'intranet les plus appréciées et les plus essentielles. Tous les éditeurs de logiciels ne sont pas prêts à créer une application mobile pour votre intranet, c'est pourquoi il est important de connaître les besoins de votre entreprise avant de choisir votre solution.

Partage de documents

Une plateforme qui permet aux employés de partager facilement des documents est toujours préférable à l'envoi de certains documents à votre personnel par e-mail, qui peuvent être trop volumineux à envoyer. Un intranet d'entreprise doit permettre aux employés de télécharger des documents ou de les partager directement avec un/les employé/s de leur choix.

Profils des employés

Il est important que l'intranet de votre entreprise permette aux employés de se renseigner rapidement et facilement sur leurs collègues. Cette fonctionnalité facilitera l'accueil des nouveaux employés et les aidera à mieux connaître l'entreprise en leur permettant d'accéder à tous les départements de manière efficace. Les profils d'employés aident également vos collaborateurs à se connaître sur un plan plus personnel et permettent à la direction d'obtenir plus facilement des réponses aux questions qu'elle se pose sur les activités d'un employé dans l'espace de travail virtuel.

Calendriers

Un calendrier/agenda intranet est important pour que les employés restent organisés afin de suivre les réunions, les rendez-vous, les événements, les anniversaires ou les absences du bureau un jour donné. La connectivité et l'accessibilité sont au cœur de tout bon intranet, vous voudrez donc des calendriers qui peuvent être partagés entre les membres de l'équipe et les départements.

Résumé

Voilà donc nos conseils pour choisir le meilleur intranet pour votre entreprise et les principales caractéristiques à rechercher pour accroître l'engagement de vos employés. N'oubliez pas que votre entreprise et ses besoins sont uniques. Veillez donc à trouver un intranet qui s'adapte à votre culture d'entreprise.